Minutes for 2024 H.F.R. Committee



    CHAIR                                 VICE CHAIR                       TREASURER                      SECRETARY

Angie Mack                          Benicia Hargrove                  Alisa Fox-Ervin                          Open




  1. Lodging Committee
  2. Transportation Committee
  3. Events/Activities Committee
  4. Set-up/Clean-up Committee
  5. Welcome/Hospitality Committe
  6. Decoration Committee
  7. Photography Committee
  8. Food Committee
  9. T-shirt and Gifts/Souvenirs Committee
  10. Formal Banquet Committee
  11. Worship/fellowship Committee

2024 HARGROVE FAMILY REUNION                                                  PAGE 1 OF 2

                                                    FAMILY REUNION COMMITTEES

ROLE                                                                                 RESPONSIBILITIES
Chair & Vice Chair                               Provides coordination between other committees and 
                                                            provides “big picture” guidance for reunion planning                                                                     and execution

Treasurer                                            * Manage all funds and banking responsibilities 
                                                           * Collect all monies from fees and fundraising activities.
                                                           * Manage donations and expenses associated with planning 
                                                           and executing the family reunion 
                                                           * Track revenue and expenses 
                                                           * Make financial report available to reunion chairperson                                                                   and family

Lodging Committee                           Locate hotel venue near Seattle/Tacoma Airport (SEA); 
                                                           negotiate and book hotel. Be the liaison between hotel and 
                                                           family members during family reunion activities
                                                           * number of rooms required
                                                           * Meeting space
                                                           * Banquet space
                                                           * Parking info
                                                           * Shuttle service
                                                           * Catering services available

Transportation Committee                 Researches transportation useful to guess. Arranges airport 
                                                           pickup schedules. Coordinates reunion group travel during 
                                                           the event.

Events/Activities Committee             Responsible for arranging entertainment and activities that 
                                                          your family can take part in, such as picnic and group tours/
                                                          excursions. They can also be responsible for recruiting 
                                                          volunteers to help with the games and activities.
                                                          Responsible for awards, certificates, and prizes

Set-up/Clean-up Committee            Help with set-up of event space
                                                          Help with clean-up of event 

Welcome/Hospitality Committee     Have 2 to 3 people at a table near the front desk of the hotel 
                                                         to welcome family reunion attendees. Seeing a familiar face 
                                                         as you are checking in immediately improves the mood and 
                                                         creates a level of comfort. The welcoming table should 
                                                         consist of welcome packets (Maps, coupons, directions to 
                                                         local attractions, etc.), T-shirts, name badges, and a family 
                                                         reunion agenda/souvenirs.

Decorations Committee                  Provide decorations and all signage.


Created by: Angie Mack                                                                  As of: Wednesday, July 19, 2023


2024 HARGROVE FAMILY REUNION                                                                               PAGE 2 OF 2

Photography Committee                  Responsible for taking photos during the reunion; including 
                                                         “whole group” family photo and individual photos of families.
                                                         Put together family slide show for presentation during 
                                                         Create family memory album for website

Food Committee                              Plan menu for family picnic
                                                         Plan food for “meet and greet” night
                                                         Plan food for “banquet” night
                                                         Determine and reserve needed equipment for food setup
                                                         Make assignments for preparing meals, etc.
                                                         Make shopping list
                                                         Purchase paper products needed for picnic

T-shirt and Gifts/Souvenirs              Order T-shirts or other family reunion souvenirs              Committee                                       Locate company that will design T-shirt
                                                         Determine sizes and number of shirts to order

Formal Banquet Committee            Assign Emcees for the banquet
                                                        Determine agenda for banquet night
                                                        Create timeline for banquet night
                                                        Arrange for DJ for evening

Worship/Fellowship                        Arrange prayer meetings if necessary during the event Committee                                     Armor bearer for Pastor E
                                                       Locate worship/fellowship event room/venue for Sunday
                                                       Collect offering for Pastor E

Created by: Angie Mack                                                                  As of: Wednesday, July 19, 2023